안녕하세요! 라로파파입니다.
업무를 진행하다 보면 정기적이고 고정적으로 발생하는 업무는 1~2년이 지나면 익숙해져 대응하기 쉬워집니다. 하지만 업무 중 갑작스럽게 발생하는 상사의 업무지시나 타부서의 요청 업무는 업무 부담을 가중시킵니다.
그래서 저는 빈틈없는 업무관리를 위해 주간, 월간, 연간 업무 캘린더를 활용하여 업무를 진행하고 있습니다. 오늘 글에서는 제가 사용하고 있는 업무 주간, 월간, 연간 운영 캘린더에 대해 소개해 드리겠습니다.
1. 총무 업무 운영 캘린더란? 왜 필요한가?
주간, 월간, 연간 운영 캘린더는 총무 부서가 한 주, 한 달, 일 년 동안 수행해야 할 모든 업무와 활동을 체계적으로 정리한 일정표입니다. 이는 단순한 일정표가 아니라 업무 관리의 핵심 도구로, 업무 누락 방지와 업무 효율화에 큰 도움을 줍니다.
업무 캘린더의 주요 기능은 다음과 같습니다.
- 업무 예측성 향상: 연간 반복되는 업무와 중요 일정을 미리 파악하고 준비할 수 있습니다.
- 자원 배분 최적화: 인력, 예산, 시간 등 자원을 효율적으로 분배할 수 있습니다.
- 업무 누락 방지: 정기적인 법정 신고, 계약 갱신 등 중요 업무의 누락을 사전에 막을 수 있습니다.
- 부서 간 협업 강화: 타 부서와의 협업이 필요한 업무를 미리 공유하여 원활한 진행을 도모할 수 있습니다.
- 업무 연속성 확보: 담당자가 바뀌어도 업무의 연속성을 유지할 수 있습니다.
2. 성공적인 업무 캘린더 작성 방안
(1) 데이터 수집
- 전년도 업무 검토: 지난해 캘린더와 실제 수행된 업무를 꼼꼼히 비교하고 심층 분석합니다. 지난해 실제 작성 했던 계획과 달성, 미달성한 업무를 확인하여 계획 상에 오류는 없었는지 추가하고 제외 해야 업무는 없는지 등을 파악하여 데이터를 수집합니다
- 법정 의무사항 확인: 총무 업무 중 가장 중요한 것이 각종 제세공과금 납부를 누락하지 않고 시기에 맞춰 신고하는 것입니다. 이를 위해 각종 세무신고, 공과금, 4대보험 납부, 정기 안전점검 등 법적으로 반드시 준수해야 할 일정을 빠짐없이 확인하고 정리합니다. 이때 소속 되어있는 부서 뿐만 아니라 회사 전체 공지를 통해 올해 신규로 납부해야 할 세금이나 신고 사항은 없는지 확인하여 반영을 합니다.
- 회사 주요 일정 수집: 회사의 중요한 일정 이나 행사 등은 총무 업무에서 1년 중 가장 중요한 업무 입니다. 특히 주주총회, 창립기념일 행사, 정년퇴직행사, 체육대회 등 회사에서 루틴하게 진행되는 행사는 매년 일정을 사전에 확인하여 캘린더에 기록을 하고, 사전에 준비하는 것이 원활하게 행사를 준비하고 진행하는데 도움이 됩니다.
※ 주요 행사 내용 (예시)
① 정기 이사회 및 주주총회
② 창립기념일 행사
③ 정년퇴직 행사
④ 체육대회
⑤ 연간 회계 감사 및 결산 일정
⑥ 주요 고객사 방문 일정
⑦ 각 부서별 핵심 프로젝트 일정
- 기타 주요 업무 처리 일정 수집 : 1년 동안 처리해야 할 업무 현황을 파악하고, 해당 업무의 처리 일자를 확인합니다. 아울러 전년과 다르게 올해 부터 신규로 처리해야할 업무의 추가, 더이상 진행하지 않아도 되는 업무는 제외를 실시 합니다.
※ 기타 주요 업무 내용 (예시)
① 도급업체 평가 및 재계약
② 행사 준비
③ 작업복, 안전화 구매
④ 시설물 관리 , 투자 계획 수립
⑤ 임대료 납부 일정 학인
⑥ 업무용 차량 관리
⑦ 자산 조사 및 매각
⑧ 사내 식당 평가 및 운영 관리
⑨ 전산 관련 시설투자 계획 및 집행
- 부서 및 조직 목표와 부합하는 업무 선정 : 일정에 따라 업무를 진행한다고 말하지만, 회사 생활에서 가장 중요한 것은 부서의 목표 달성입니다.부서의 KPI, 개선 과제, 원가 절감 등 핵심 목표와 관련된 업무들이 캘린더에 정확하게 반영되었는지 철저히 확인해야 합니다.
① 부서 KPI 연계: 총무부서의 핵심성과지표(KPI)와 밀접하게 연결된 구체적이고 실행 가능한 목표를 명확하게 설정합니다.
② 개선 과제 반영: 전년도에 식별된 문제점과 개선이 필요한 영역을 심층적으로 분석하여 새로운 연간 계획에 적극적이고 전략적
으로 반영합니다.
③ 우선순위 설정: 각 업무의 중요성, 긴급성, 잠재적 영향력을 종합적이고 체계적으로 평가하여 명확하고 합리적인 우선순위를
결정합니다.
④ 측정 가능한 목표: 객관적이고 명확한 평가 기준을 통해 즉각적으로 달성 여부를 판단할 수 있는 구체적이고 실현 가능한 목표를
수립합니다.
3. 실전 TIP! 연간 캘린더 핵심 항목 구성하기
자 위에서 설명한 세부 참고사항들을 확인하여 이번년도에 핵심적으로 실시 하게 될 업무 들을 월별, 분기별 , 년도별로 정리해 볼까요 ? 아래의 내용들은 제가 했던 업무를 기준으로 삼았던 예시들이니 참고만 하시길 바랍니다 !
(1) 월별 주요 업무
- 1월: 연간 계약 갱신, 시무식, 경영계획 수립 지원
- 2월: 설날 행사, 전년도 회계 감사 지원
- 3월: 정기 주주총회 준비, 사업보고서 제출 지원
- 4월: 분기보고서 제출 지원, 춘계 시설 점검
- 5월: 근로자의 날 행사, 상반기 인사평가 지원
- 6월: 상반기 결산, 하계 휴가 계획 수립
- 7월: 반기보고서 제출 지원, 하계 휴가 운영
- 8월: 추석 선물 준비, 하반기 예산 계획 검토
- 9월: 추석 행사, 하반기 시설 점검
- 10월: 분기보고서 제출 지원, 창립기념일 행사(해당 시)
- 11월: 연말정산 준비, 차년도 예산 계획 수립
- 12월: 연말 행사, 차년도 계약 검토, 연간 업무 평가
(2) 분기별 주요 업무
- 1분기: 연간 계약 검토 및 갱신, 정기 주주총회 준비, 시설물 안전점검
- 2분기: 여름철 냉방기기 점검, 하계휴가 계획 수립
- 3분기: 추석 준비, 동절기 대비 시설 점검, 차년도 예산 계획 초안 작성
- 4분기: 차년도 도급 계약 검토, 차년도 업무 계획 수립
(3) 정기 점검 사항
- 월간 점검: 비품 및 소모품 재고관리, 시설 안전 점검, 월간 경비 정산
- 분기 점검: 소방 안전 점검, 위생 관리 점검, 주요 계약 이행 상황 점검
- 반기 점검: 전기 안전 정밀 점검, 냉난방 시스템 점검, 보험 계약 갱신
- 연간 점검: 종합 시설 안전 점검, 보험 계약 갱신, 임대차 계약 검토
이렇게 업무들을 정리를 하고 나면 각 업무 항목들을 주, 월, 년도별로 작성하여 한눈에 업무를 볼 수 있도록 캘린더에 삽입합니다.
제가 쓰는 양식을 첨부해 드리니 참고해서 업무에 활용 해보세요 !
저의 업무 캘린더는 다음과 같이 구성되있습니다.
업무, 각 업무별 처리 내용, 주차, 월별 체크 , 비고사항 으로 구성되어 있습니다.
① 업무 : 업무의 이름을 기입 합니다.
② 내용 : 각 업무별 세부 내용을 상세히 기입 합니다.
③ 월별 체크 : 각 업무가 처리 되어야 할 기간을 기입해서 표시 합니다. ④ 비고 : 기타 업무 진행시 참고 해야 할 사항이나 중요사항에 대해서 작성을 합니다.
4. 총무 캘린더, 이렇게 활용하세요
(1) 업무 예측 및 선제적 대응
- 알림 시스템 구축: 중요 일정에 대해 2주, 1주, 3일 전 미리 알림을 설정하여 놓치는 일정이 없도록 관리하세요.
- 체크리스트 연계: 각 업무별 체크리스트를 캘린더와 연동하여 업무 누락을 방지하고 체계적으로 관리하세요.
- 업무 간 연관성 파악: 선행 업무와 후속 업무의 관계를 시각적으로 표시하여 전체 업무 흐름을 최적화하세요.
(2) 인력 배치 최적화
- 업무 집중 시기 파악: 월별/분기별 업무량을 분석하여 인력 배치를 전략적으로 계획하세요.
- 교차 훈련: 업무 집중 시기에 대비해 부서 내 직원들의 교차 훈련 계획을 수립하세요.
- 외부 인력 활용 계획: 업무 부하가 높은 시기에 대비해 필요시 임시 인력 활용 방안을 미리 마련하세요.
(3) 효과적인 보고 체계 구축
- 정기 보고 일정화: 주간, 월간, 분기별 보고 일정을 캘린더에 명확히 표시하여 보고 누락을 방지하세요.
- 데이터 기반 보고: 캘린더를 통해 축적된 업무 진행 현황을 바탕으로 체계적인 보고를 준비하세요.
오늘은 총무 업무 캘린더에 대해서 얘기를 나눠 봤습니다.
저의 업무 사례들을 참고하여 여러분들의 업무에 많은 도움이 되셨으면 좋겠습니다.
오늘하루도 너무 고생많으셨습니다 ! 참지말고 푹 쉬세요 ~!