안녕하세요 ! 10년 동안 총무 업무를 담당하며 삶의 지혜와 인내심을 배워 나가며 오늘도 총무참중(총무는 참는중)을 실천해 나가고 있는 라로파파입니다.
저는 그동안 총무 업무를 담당 하며 내가 그동안 배우지 못했던 삶의 지혜를 많이 배우고, 업무 공부가 아니라 인생에서 필요한 삶의 노하우를 습득해 왔습니다.
이러한 저의 경험을 살려 총무 업무, 그동안 제가 배우게 된 인생 경험, 직장생활, 알쓸신잡 등을 많은 분들에게 알려드리고자 이렇게 글을 쓰기 시작했습니다.
먼저 이번 글에서는 총무 업무란 무엇이고, 이름이 가지고 있는 의미와 역사적 배경, 현재 기업에서는 총무 업무를 어떻게 정의 하고 있는지에 대해 소개해 드리겠습니다.
총무 업무란 무엇인가?
1) 총무 이름의 의미
'총무(總務)'라는 단어의 한자적 의미를 살펴보면 다음과 같습니다.
總(총): '모든', '전체', '총괄'을 뜻하는 글자
務(무): '일', '직무', '업무'를 나타내는 글자
총무(總務): 기본적으로 '모든 일을 총괄하는 직무'를 의미하며,
이는 조직의 전반적인 운영과 관리를 책임지는 핵심 역할을 지칭합니다.
다양한 문화권에서는 총무 개념을 아래와 같이 잡고 있습니다.
서양권에서는 Administration, General Affairs, Office Management 등의 용어로 불리며, 업무 범위와 권한이 한국의 총무와는 다소 상이한 특징을 보입니다.
일본에서는 '総務(そうむ, 소무)'로 칭해지며, 한국과 매우 유사한 개념으로 발전해왔습니다.
중국에서는 '总务(zǒng wù, 종무)'라고 부르며, 주로 행정 관리와 지원 업무를 담당하고 있습니다.
2) 총무 직책의 역사적 배경
(1) 메이지 시대의 영향
메이지 시대(1868-1912)에 일본이 서구식 기업 제도와 관료제를 수용하면서 '총무부(總務部)' 개념이 체계화되었습니다.
당시 일본은 서구의 선진 제도를 들여오면서도 자국의 고유한 문화적 맥락에 맞춰 창의적으로 해석했으며, 총무는 바로 이러한 과정에서 탄생한 독특한 직책입니다.
(2) 한국으로의 전파
일제 강점기를 거치며 일본식 기업 문화와 더불어 총무 개념이 한국에 자연스럽게 전파되었습니다.
해방 이후에도 이러한 조직 체계가 지속적으로 유지되면서 한국 기업 문화의 한 부분으로 안착했습니다.
(3)근대 산업화 시기의 발전
1960-70년대 한국의 급속한 경제 개발 과정에서 기업 조직이 급격히 확장되면서 총무 부서의 중요성이 본격적으로 부각되었습니다.
빠듯한 경제 성장 환경 속에서 체계적이고 효율적인 조직 관리의 필요성이 대두되었고, 총무는 그 핵심적인 역할을 담당했습니다.
현재 총무 업무의 직무 구별과 주요 업무 분류
현대 기업 환경에서 총무 직무는 더 이상 단순한 사무 처리로 치부되지 않고, 기업의 성장과 직원들의 업무 효율성을 높이는 핵심적인 전략적 지원 부서로 그 위상이 높아지고 있습니다.
1) 기업 규모 및 특성별 직무 구별
(1) 대기업 및 중견기업
- 높은 전문성과 분업화: 대부분의 경우 인사, 재무, 법무, IT, 구매 등의 부서가 독립적이고 전문화되어 있습니다.
총무의 역할 집중: 이러한 기업 환경에서 총무는 주로 시설 관리(FM), 자산 관리, 문서 관리, 차량 관리, 복리후생 프로그램
운영, 사내 행사 기획 및 실행, 대관 업무, 보안 및 안전 관리 등 유형 자산과 업무 환경 전반을 관리하는 데 힘을 쏟습니다.
경우에 따라 법무 및 리스크 관리, 준법 감시와 관련된 지원 업무도 맡기도 합니다. 의미 부여: 총무 부서는 안정적이고 쾌적한
업무 환경을 조성함으로써 임직원의 만족도와 생산성을 높이고, 기업의 전반적인 운영 효율성을 제고하는 핵심적인 지원하는
조직으로 자리 잡고 있습니다.
(2) 중소기업 및 스타트업:
- 광범위하고 포괄적인 역할: 제한된 인력과 자원으로 인해 총무는 종종 인사, 회계, IT 지원, 비서 업무 등 다양한 분야를 아우르
는 다재다능한 역할을 수행합니다. 흔히 '경영 지원팀'으로 불리기도 합니다.
- 의미 부여: 총무 부서는 기업의 전반적인 운영을 지원하고, 급변하는 환경에 신속하게 대응하며, 임직원들의 어려움을 해결함으
로써 기업의 성장 동력을 유지하는 핵심적인 역할을 담당합니다. 특히 창업 초기에는 CEO의 든든한 지원군으로서 회사의 기반
을 다지는 중요한 직무를 수행합니다.
(3) 특정 산업군 (예: IT 기업, 제조업, 금융업 등):
- 산업별로 특화된 역할은 각 분야의 고유한 요구사항에 따라 달라집니다. 제조업에서는 생산 설비와 장비의 효율적인 관리가
핵심이며, IT 기업의 경우 유연하고 혁신적인 사무 환경 조성과 IT 자산 관리에 주력합니다. 금융업은 무엇보다 엄격한 보안
체계와 규제 준수에 최우선을 둡니다.
이러한 특화된 역할의 궁극적인 목적은 각 산업의 고유한 특성에 최적화된 운영 환경을 만들고, 기업의 핵심 비즈니스 활동을
간접적으로 지원함으로써 전반적인 경쟁력을 높이는 것입니다.
2) 총무 직무에 부여되는 의미
현재 총무 직무에 부여되는 단순히 일을 처리하는 것을 넘어, 다음과 같은 전략적 의미를 부여받고 있습니다.
- 현대의 총무 역할은 단순한 행정 업무를 처리하는 것을 훨씬 넘어, 다음과 같은 전략적 의미를 갖고 있습니다:
- 직원 경험(Employee Experience, EX) 향상: 쾌적하고 효율적인 업무 환경을 조성하고 다양한 복리후생 제도를 운영함으로써
직원들의 만족도를 높이고, 궁극적으로 이직률을 낮추고 조직의 생산성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다.
- 비용 효율성 및 자원 최적화: 체계적인 예산 관리, 자산 효율화, 소모품 재고 관리 등을 통해 기업의 운영 비용을 절감하고 한정된
자원을 전략적으로 배분하는 핵심 기능을 수행합니다.
- 리스크 관리 및 준법: 체계적인 안전 관리, 체전적인 비상 상황 대비, 엄격한 규제 및 법규 준수를 통해 기업의 법적, 운영적 위험
을 최소화하고 안정적인 경영 환경을 조성합니다.
- 기업 문화 조성 및 대외 이미지: 창의적인 사내 행사 기획 및 운영, 지속가능한 친환경 경영 지원 등을 통해 긍정적이고 혁신적인
기업 문화를 형성하고 조직의 대외적 이미지를 제고합니다.
- 디지털 전환(Digital Transformation, DX) 지원: 첨단 스마트 오피스 구축, 혁신적인 업무 자동화 툴 도입, 체계적인 IT 인프라
지원을 통해 기업의 디지털 혁신을 가속화하고 전반적인 업무 효율성을 높입니다.
3) 총무 직무가 담당하는 주요 업무 현황
| 업무 분류 | 주요 담당 업무 |
| 시설 및 자산 관리 | 사무실 공간, 비품, 고정자산, 시설물 유지 보수 및 임대차 계약 관리 |
| 행정 지원 및 문서관리 | 인감/공문서 관리, 증명서 발급, 문서 보관 및 전자문서 시스템 운영 |
| 구매 및 계약 관리 | 사무용품 구매, 협력업체 선정, 계약 체결 및 입찰 프로세스 진행 |
| 복리후생 및 사내행사 | 복지프로그램 운영, 사내 행사 기획 및 실행, 경조사 지원 |
| 차량 및 교통관리 | 업무용 차량 관리 및 배차, 임직원 교통 지원, 주차관리 |
| 보안 및 안전 관리 | 출입/시설 보안, 안전 점검 및 훈련, 재난 대비 계획 수립 |
| 법무 및 규제 대응 | 내부 규정 관리, 인허가 지원, 법적 리스크 검토 및 감사대응 |
| 커뮤니케이션 및 대외 업무 | 사내 소통 채널 관리, 방문객 응대, 대외 행사 지원 |
| 예산 및 비용 관리 | 총무 부서 예산 수립 및 집행, 비용 절감 방안 마련, 경비 정산 |
| 디지털 전환 지원 | 스마트 오피스 구축, 어부 자동화 도구 도입, 원격 업무 환경 지원 |
오늘은 총무 업무의 기본적인 의미와 역사적 배경, 업무 분류 등 기본적인 총무 업무의 개념에 대해서 알아보았습니다.
다음 글 부터는 각 업무별 업무 꿀 TIP, 실제 업무 수행 경험 등을 알려드리겠습니다.
오늘 하루도 현생을 사느라 고생한 우리 총무좌님들 그리고 많은 직장인 여러분 행복한 저녁시간 되세요 감사합니다 ~!